IDS - Kajian Penyusunan Semula Struktur Organisasi Majlis Perbandaran Tawau

Institute for Development Studies (IDS) pernah membuat kajian terhadap Majlis Perbandaran Tawau pada tahun 1998 dan membuat laporan serta saranan seperti berikut:

Majlis Perbandaran Tawau (MPT) terletak dalam kawasan strategik kerana kedudukannya yang berdekatan dengan sempadan Indonesia dan Filipina. Ia mempunyai beberapa kriteria penting terutama dari segi keluasan, jumlah dan pertambahan populasi, masalah-masalah dan cabaran-cabaran perbandaran yang ia hadapi.

MPT mempunyai keluasan pentadbiran yang meliputi 2,390 batu persegi dan merupakan majlis perbandaran yang terluas di Malaysia. Selain daripada itu, mengikut kadar pertumbuhan penduduk di masa lalu, kawasan MPT mengalami pertambahan penduduk yang amat pesat. Ini berpunca dari pertambahan penduduk semulajadi dan penghijrahan penduduk dari negara-negara yang berhampiran ke kawasan ini.

Kepesatan pertambahan penduduk ini merupakan cabaran utama MPT kerana ia memberi kesan dari segi pencapaian objektif eksternal dan internal majlis terutama dalam aspek-aspek kawalan dan perancangan pembangunan, pemeliharaan alam sekitar, penyediaan infrastruktur dan penciptaan peluang-peluang ekonomi, keupayaan pengurusan, perjalanan pentadbiran majlis, pentadbiran bandar, perubahan peranan MPT dan tahap jangkaan orang ramai terhadap perkhidmatan majlis.

MPT juga menghadapi pelbagai cabaran lain antaranya :-

1. bagaimana untuk meningkatkan kerjasama dengan jabatan-jabatan dan agensi-agensi kerajaan lain dalam usahanya mencapai objektif-objektifnya;

2. bagaimana untuk mengeratkan hubungan dengan orang ramai;

3. bagaimana membuat dan melaksanakan dengan berkesan undang-undang kecil majlis yang bersesuaian dengan keperluan dan kehendak awam; dan

4. cabaran yang penting sekali adalah bagaimana untuk membina keupayaan organisasi majlis di semua lapisan pengurusan, pegawai dan kakitangan MPT terutama dari segi menguatkan kefahaman, pengetahuan, prestasi kerja dan perkhidmatan majlis.

Beberapa cadangan telah dikemukakan untuk mengemaskinikan struktur organisasi MPT dengan tujuan membantu MPT mencari kepelbagaian alternatif penyelesaian dan pilihan.

Cadangan-cadangan ini juga bertujuan memberi input kepada MPT dalam usahanya menangani kepelbagaian masalah yang timbul akibat perubahan tuntutan orang ramai, keadaan dan persekitaran. Perkara-perkara penting tersebut adalah seperti
berikut :-

I. Pada dasarnya tiada perubahan struktur yang dicadangkan bagi tiga jawatan tertinggi majlis;

II. Unit Perhubungan Awam dicadangkan ditukar nama kepada Bahagian Pembangunan Luar Bandar dan Perhubungan Awam, di mana Timbalan Presiden Majlis Perbandaran adalah lebih memokus kepada pembangunan di kawasan luar bandar dalam kawasan majlis di samping melaksanakan kerja-kerja penerangan;

III. Unit Hiasan Bandar dialihkan dari Bahagian Operasi dan Perkhidmatan ke Bahagian Pembangunan kerana tugas dan tanggungjawabnya berkaitan dengan pembangunan.

IV. nama “Pengurus Dewan” dicadangkan untuk ditukar kepada istilah lain seperti “Penyelenggara Dewan” kerana ia bercanggah dengan kuasa dan tanggungjawab yang terdapat pada “Pengurus Harta Benda”.

V. Pegawai undang-undang hendaklah diletakkan di bawah bahagiannya tersendiri. Bahagian Undang-undang yang dicadangkan memerlukan sekurang-kurangnya seorang lagi pegawai undang-undang.

VI. Sistem Komputer diletakkan di bawah Bahagian Pentadbiran dan Kewangan yang dikawal oleh seorang computer programmer dibantu oleh kakitangan komputer lain.

Beberapa isu dan masalah dalaman majlis yang harus diambil perhatian antaranya adalah :-

i. kebanyakan penyandang bagi tiga jawatan teratas majlis adalah terlalu dekat kepada usia persaraan. Ini membentuk tanggapan umum bahawa jawatan-jawatan tersebut adalah tempat untuk memberikan kenaikan pangkat atau penempatan seketika sementara menanti tempoh persaraan;

II. lantikan dan tempoh perkhidmatan yang terlalu singkat kerana penyandang boleh ditukarkan pada bila-bila masa. Kecenderungan sedemikian menggagalkan (defeat) usaha untuk memperlihatkan pencapaian yang hanya boleh dinilai selepas suatu jangka waktu yang mencukupi;

III. pertukaran presiden yang kerap meletakkan kepepimpinan dan situasi dalaman majlis dalam keadaan yang sukar, contohnya telah tiga kali kejadian di mana dalam MPT terdapat dua presiden pada suatu ketika;

IV. dari segi penilaian kakitangan, usaha dan kesungguhan pengurusan hendaklah ditingkatkan bagi meyakinkan kakitangan bahawa ganjaran dan kenaikan pangkat adalah berdasarkan kepada meritocracy dan bukan disebabkan oleh pengaruh elemen lain, contohnya kaitan atau pengaruh politik;

V. penekanan haruslah diberi kepada tingkat produktiviti. Dengan kata lain, penekanan penilaian dalam pencapaian haruslah berdasarkan kecemerlangan dalam profesion, prestasi output dan disiplin kerja;

VI. lebih banyak pergerakan ke atas harus dibuat dengan lebih pemberat dan keutamaan diberi kepada penyandang dari dalam MPT sendiri terutama untuk mengisi tiga jawatan tertinggi dalam majlis;

VII. perulangan agenda-agenda mesyuarat jawatankuasa-jawatankuasa kecil memerlukan penelitian dan pengkajian yang rapi dari pihak MPT kerana ia menunjuk kepada beberapa hal antaranya sama ada :-

? kes yang sama diperbincangkan dalam beberapa mesyuarat jawatankuasa kecil berasingan tidak diambil tindakan; atau
? jawatankuasa-jawatankuasa kecil itu mengalami pertindanan tugas dan dengan itu mungkin boleh digabungkan.

viii. terdapat juga indikasi kurangnya tahap kordinasi di antara bahagian-bahagian berasingan dalam MPT, division of labour yang tidak jelas yang menyebabkan banyak bypass dengan itu cenderung menyebabkan perselisihan faham di antara bahagian-bahagian yang berlainan;

ix. tidak ada langkah dan usaha yang konsisten dalam aspek pengemaskinian data-data yang berterusan;

x. sistem penguatkuasaan yang kurang berkesan antaranya berpunca dari kekurangan kakitangan penguatkuasa, status jumud jawatan penguatkuasa dan terlalu kerap terdapatnya campurtangan politik semasa yang boleh menggagalkan kejayaan penguatkuasaan undang-undang dan peraturan dalam kawasan majlis; dan

xi. proses pengkomputeran telah dilakukan, namun untuk dapat mencapai penggunaan dan faedah pada tahap optimum, ia memerlukan tenaga kakitangan yang terlatih dan cekap mengendalikan sistem komputer ini.

Analisa keseluruhan hasil pendapatan dan perbelanjaan majlis menjelaskan beberapa perkara utama. Pertama, pendapatan majlis adalah tidak stabil dan seringkali mengalami penurunan. Kedua, perolehan banyak bergantung kepada bantuan kerajaan dan pinjaman. Ketiga, perbelanjaan majlis yang semakin meningkat. Keempat, sistem pemungutan hasil yang tidak sistematik. Kelima, kekurangan maklumat mengenai pembayaran menyebabkan hasil tertunggak yang terkumpul adalah tinggi.

Keenam, banyak prospek dan punca-punca pendapatan lain dalam kawasan majlis yang tidak dapat dipungut atau dikenakan ke atas awam disebabkan antaranya oleh cakupan kuasa undang-undang kecil yang sempit dan ketiadaan unit penguatkuasa
yang terlatih dan berkesan, kekurangan legal power serta sokongan politik tempatan. Ketujuh, oleh kerana majlis selalu berada dalam keadaan defisit, perbelanjaan pembangunan bolehlah dikatakan tiada.

Bagi menangani masalah hasil yang tidak dapat dipungut adalah mustahak bagi MPT untuk mengkaji semula undang-undang kecilnya dengan tujuan :-

i. mencadangkan undang-undang kecil yang baru;
II. meluaskan skop undang-undang kecil yang sedia wujud supaya ia dapat mencakup dan mengenakan suatu bentuk kawalan kepada kegiatan-kegiatan dalam bidang kuasa majlis; dan
III. menguatkan, menambah new clauses and provisions dengan tujuan menambah legal power serta mengenakan suatu bentuk deterence kepada would-be offenders.

Penguatkuasaan undang-undang kecil dan peraturan-peraturan lain hendaklah dibuat dengan lebih ketat. Usaha haruslah diambil untuk meningkatkan kesedaran di kalangan orang ramai tentang perlunya pihak awam memberikan kerjasama kepada
majlis dalam semua bentuk penguatkuasaan demi kebaikan bersama.

Majlis juga harus meneliti bagaimana mengatasi kewujudan sebahagian besar pendatang asing (bukan pembayar cukai tetapi tetap menggunakan berbagai bentuk perkhidmatan dalam kawasan majlis perbandaran) supaya mereka dapat dicukai dan
dengan demikian tidak menjadi punca pendapatan yang tersia-sia.

Di samping itu, internal politics hendaklah dikurangkan dalam majlis dan usaha hendaklah dibuat untuk menjadikan line authority dalam majlis menjadi jelas. Majlis perlu mengadakan perubahan kepada pendekatannya dalam perkhidmatan, integrasi kegiatan-kegiatan majlis, pengoptimuman penggunaan sumber-sumber dan sistem jawatankuasanya. Terdapat juga keperluan untuk mengaplikasikan strategic management dalam majlis yakni memberikan tumpuan yang lebih kepada closer supervision of staff, lebih staff empowerment, more attainable mission, clearer vision, successful management of conflicts, co-ordination, decision making, planning and problem solving.

Penemuan penting lain antaranya adalah jangkaan awam yang tinggi terhadap majlis dan usaha-usaha penswastaan yang problematic. Adalah didapati bahawa aktiviti pengswastaan yang berlaku dalam majlis terjadi melalui forced and irrational
privatisation exercises yang menjadikannya one-sided and unprofitable joint venture activities with outsiders.

Kehilangan tanah majlis yang berterusan juga berlaku melalui manipulated agreement and contracts dengan pihak luar. Kegiatan penswastaan juga didapati bukan berdasarkan kepada kepentingan majlis di masa depan, tetapi bertujuan menguntungkan beberapa pihak tertentu. Oleh itu, adalah dicadangkan agar majlis diberikan kuasa untuk menentukan jenis perniagaan dan pelaburan serta pencarian alternatif baru pendapatan mengikut kebijaksanaan majlis dan bebas dari tekanan politik dan golongan berkepentingan lain.

Syarat kelayakan ahli-ahli majlis juga perlu ditinjau bagi membolehkan MPT mendapat ahli-ahli yang berpengalaman, berpendidikan dan profesional.